LEGE nr.16 din 2 aprilie 1996
Legea Arhivelor Naționale
![]() |
Textul actului publicat în M.Of. nr. 71/9 apr. 1996 |
![]() |
Parlamentul României adoptă prezenta lege.
CAPITOLUL I
Dispoziții generale
Art. 1. - Constituie izvoare istorice și alcătuiesc Fondul Arhivistic Național al României documentele create de-a lungul timpului de către organele de stat, organizațiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare și religioase, precum și de către persoanele fizice. Acestor documente statul le asigură protecție specială, în condițiile prezentei legi.
Art. 2. - Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, în sensul prezentei legi, se înțelege: acte oficiale și particulare, diplomatice și consulare, memorii, manuscrise, proclamații, chemări, afișe, planuri, schițe, hărți, pelicule cinematografice și alte asemenea mărturii, matrice sigilare, precum și înregistrări foto, video, audio și informatice, cu valoare istorică, realizate în țară sau de către creatori români în străinătate.
Art. 3. - Administrarea, supravegherea și protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României se realizează de către Arhivele Naționale, unitate bugetară în cadrul Ministerului de Interne.
Arhivele Naționale își exercită atribuțiile prin compartimentele sale specializate și prin direcțiile județene ale Arhivelor Naționale.
Protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României se realizează în condiții de pace, potrivit prevederilor prezentei legi, iar în caz de război sau de calamități naturale, de către creatori și deținători, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuții speciale în asemenea situații și cu asistența de specialitate a Arhivelor Naționale.
Art. 4. - Persoanele fizice și persoanele juridice, creatoare și deținătoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României, denumite în continuare creatori și deținători de documente, răspund de evidența, inventarierea, selecționarea, păstrarea și folosirea documentelor în condițiile prevederilor prezentei legi.
CAPITOLUL II
Atribuțiile Arhivelor Naționale în administrarea și protecția specială a Fondului Arhivistic Național al României
Art. 5. - Arhivele Naționale acordă asistență de specialitate și asigură desfășurarea unitară a operațiunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor și deținătorilor de documente, îndeplinind următoarele atribuții:
Art. 6. - În cadrul Arhivelor Naționale funcționează un consiliu științific, format din specialiști ai Arhivelor Naționale, cercetători, cadre didactice universitare și specialiști din ministerele interesate, care analizează, dezbate și face propuneri în probleme privind normele și metodologiile specifice de lucru, publicațiile de specialitate, precum și dezvoltarea întregii activități arhivistice. Modul de organizare și funcționare, precum și componența consiliului științific se stabilesc prin regulament de organizare și funcționare, aprobat de directorul general al Arhivelor Naționale.
CAPITOLUL III
Obligațiile creatorilor și deținătorilor de documente
Secțiunea I
Evidența documentelor
Art. 7. - Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să înregistreze și să țină evidența tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum și a celor ieșite, potrivit legii.
Art. 8. - Anual, documentele se grupează în unități arhivistice, potrivit problematicii și termenelor de păstrare stabilite în nomenclatorul documentelor de arhivă, care se întocmește de către fiecare creator pentru documentele proprii.
Nomenclatoarele întocmite de creatori la nivel central se aprobă de către Arhivele Naționale, iar cele ale celorlalți creatori, de către direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, potrivit anexei nr. 1.
Art. 9. - Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente în al doilea an de la constituire, pe bază de inventar și proces-verbal de predare-primire, întocmite potrivit anexelor nr. 2 și 3. Evidența tuturor intrărilor și ieșirilor de unități arhivistice din depozit se ține pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din evidența arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deținătorilor de documente și cu avizul Arhivelor Naționale sau al direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, după caz, în funcție de creatorii la nivel central sau local, în urma selecționării, transferului în alt depozit de arhivă sau ca urmare a distrugerii provocate de calamități naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil și de neînlăturat.
Secțiunea a II-a
Selecționarea documentelor
Art. 10. - În cadrul Arhivelor Naționale funcționează comisia centrală de selecționare a documentelor, care coordonează activitatea de selecționare a documentelor întocmite și deținute de creatorii la nivel central, iar în cadrul direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale funcționează câte o comisie de selecționare a documentelor, care coordonează activitatea de selecționare a documentelor întocmite și deținute de ceilalți creatori.
Modul de organizare și atribuțiile comisiilor prevăzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistică, aprobate de directorul general al Arhivelor Naționale.
Art. 11. - În cadrul fiecărei unități creatoare și deținătoare de documente funcționează câte o comisie de selecționare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unității respective, fiind compusă din: un președinte, un secretar și un număr impar de membri numiți din rândul specialiștilor proprii. Această comisie se întrunește anual sau ori de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate arhivistică în parte, stabilindu-i valoarea practică sau istorică; hotărârea luată se consemnează într-un procesverbal, întocmit potrivit anexei nr. 5.
Procesul-verbal de selecționare, însoțit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum și de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecționare, în cazul creatorilor și deținătorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, în cazul celorlalți creatori și deținători de documente.
Documentele se scot din evidențele arhivelor și se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale comisiilor prevăzute la alin. 2. În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecționarea documentelor ce urmează a fi arhivate.
Secțiunea a III-a
Păstrarea documentelor
Art. 12. - Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să păstreze documentele create sau deținute în condiții corespunzătoare, asigurându-le împotriva distrugerii, degradării, sustragerii ori comercializării în alte condiții decât cele prevăzute de lege.
Persoanele juridice creatoare și deținătoare de documente sunt obligate să le păstreze în spații special amenajate pentru arhivă. Noile construcții ale creatorilor și deținătorilor de arhivă vor fi avizate de către Arhivele Naționale sau direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, după caz, numai dacă au spații prevăzute pentru păstrarea documentelor.
Arhivele Naționale și direcțiile județene ale Arhivelor Naționale pot prelungi termenul de păstrare a documentelor la deținători până la asigurarea spațiilor necesare preluării lor. Depozitele de arhivă vor fi dotate, în funcție de formatul și de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare și de protejare a acestora, precum și cu mijloace, instalații și sisteme de prevenire și stingere a incendiilor.
Secțiunea a IV-a
Depunerea documentelor la Arhivele Naționale
Art. 13. - Persoanele juridice creatoare și deținătoare de documente depun spre păstrare permanentă la Arhivele Naționale și la direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, după cum urmează:
Art. 14. - Creatorii și deținătorii de arhivă pot deține documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României și după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfășurarea activității lor, pe baza aprobării directorului general al Arhivelor Naționale, în cazul creatorilor și deținătorilor la nivel central, și a directorilor direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, pentru ceilalți creatori și deținători, în condițiile respectării prevederilor prezentei legi.
Ministerul Apărării Naționale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Român de Informații, Serviciul de Informații Externe, Serviciul de Protecție și Pază, alte organe cu atribuții în domeniul siguranței naționale, precum și Academia Română își păstrează documentele proprii în condițiile prezentei legi și după expirarea termenelor prevăzute la art. 13.
Art. 15. - Organizațiile particulare și persoanele fizice care dețin documente din Fondul Arhivistic Național al României le pot depune la Arhivele Naționale sub formă de custodie sau donație, scutite de taxe și impozite. Deținătorul care dorește să vândă documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României este obligat să comunice aceasta Arhivelor Naționale sau, după caz, direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, care au prioritate la cumpărarea oricăror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României și care trebuie să se pronunțe în termen de 60 de zile de la data înregistrării comunicării.
Art. 16. - Documentele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate și extrase privind drepturile individuale ale cetățenilor, vor fi păstrate de către creatorii și deținătorii de documente.
Art. 17. - Creatorii și deținătorii de documente, prevăzuți la art. 14 și 15, sunt obligați să depună la Arhivele Naționale sau la direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, după caz, câte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dețin, la expirarea termenelor de depunere a acestora.
Art. 18. - În cazul desființării, în condițiile legii, a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de un altul, documentele cu valoare istorică, în sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de către Arhivele Naționale sau de direcțiile județene ale Arhivelor Naționale, iar cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii certificate și extrase privind drepturile individuale ale cetățenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii și Protecției Sociale sau la direcțiile județene ale acestuia.
Art. 19. - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României o dată intrate, potrivit legii, în depozitele Arhivelor Naționale și/sau ale direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepția celor predate în custodie.
CAPITOLUL IV
Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României
Art. 20. - Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României pot fi folosite pentru: cercetare științifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, acțiuni educative, elaborarea de publicații și eliberarea de copii, extrase și certificate.
Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României pot fi consultate, la cerere, de către cetățeni români și străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unității creatoare sau deținătoare.
Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de reproduceri.
Art. 21. - Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice și a persoanelor juridice, certificate, copii și extrase de pe documentele pe care le creează și le dețin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul prevăzut la art. 13, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant.
Serviciile prestate de către Arhivele Naționale pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice și ale persoanelor juridice se efectuează, contra cost, în condițiile prevăzute de lege.
Art. 22. - Documentele a căror cercetare poate afecta interesele naționale, drepturile și libertățile cetățenilor, prin datele și informațiile pe care le conțin, sau cele a căror integritate fizică este în pericol nu se dau în cercetare. Fac parte din această categorie documentele care:
Stabilirea documentelor respective se face de către deținătorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.
CAPITOLUL V
Personalul arhivelor
Art. 23. - Creatorii și deținătorii de documente, prevăzuți la art. 2, persoane juridice, au obligația de a înființa compartimente de arhivă sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhivă, în funcție de valoarea și cantitatea acestora.
Desemnarea personalului însărcinat cu activitatea de arhivă, structura și competența acestor compartimente de arhivă vor fi stabilite de către conducerea unității creatoare și deținătoare de documente, cu avizul Arhivelor Naționale sau, după caz, al direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale.
Art. 24. - Formarea, atestarea și perfecționarea personalului de specialitate din Arhivele Naționale, cât și din celelalte unități creatoare și deținătoare de documente de arhivă se realizează prin Facultatea de Arhivistică și prin Școala Națională de Perfecționare Arhivistică.
Art. 25. - Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naționale va fi dimensionat în funcție de calitatea și specificul materialului documentar aflat în administrare și face parte din categoria funcționarilor publici.
CAPITOLUL VI
Răspunderi și sancțiuni
Art. 26. - Nerespectarea dispozițiilor prezentei legi atrage, după caz, răspunderea contravențională, civilă sau penală.
Art. 27. - Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea în stare de neîntrebuințare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României constituie infracțiune și se pedepsește conform prevederilor Codului penal.
Art. 28. - Scoaterea peste graniță a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Național al României sau înstrăinarea acestora către persoane fizice sau persoane juridice străine, fără autorizarea Arhivelor Naționale, constituie infracțiune și se pedepsește cu închisoare de la 3 la 7 ani, dacă fapta nu constituie o infracțiune mai gravă. Tentativa se pedepsește.
Art. 29. - Constituie contravenții la prevederile prezentei legi următoarele fapte, dacă nu sunt săvârșite în astfel de condiții încât, potrivit legii penale, să fie considerate infracțiuni:
Art. 30. - Contravențiile prevăzute la art. 29 se sancționează după cum urmează:
Amenda se aplică și persoanei juridice. În cazul contravențiilor prevăzute la art. 29 lit. f), Arhivele Naționale pot solicita instanței judecătorești anularea actului de vânzare, chiar și după expirarea termenului de prescripție a răspunderii contravenționale, în condițiile legii civile.
Art. 31. - Constatarea contravențiilor prevăzute la art. 29 și aplicarea sancțiunilor se fac de către împuterniciții Arhivelor Naționale și, după caz, ai direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale.
Art. 32. - Împotriva procesului-verbal de constatare a contravenției se poate face plângere, în termen de 15 zile de la comunicare, la judecătoria în a cărei rază teritorială a fost săvârșită contravenția.
Art. 33. - Contravențiilor prevăzute în prezenta lege le sunt aplicabile dispozițiile Legii nr. 32/1968 privind stabilirea și sancționarea contravențiilor.
CAPITOLUL VII
Dispoziții finale și tranzitorii
Art. 34. - Creatorii și deținătorii de documente sunt obligați să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naționale sau, după caz, direcțiilor județene ale Arhivelor Naționale, documentele care le atestă înființarea, reorganizarea sau desființarea, în condițiile legii.
Art. 35. - Denumirile Direcția Generală a Arhivelor Statului și Arhivele Statului, folosite în actele normative în vigoare, se înlocuiesc cu denumirea Arhivele Naționale.
Art. 36. - Dispozițiile din prezenta lege referitoare la direcțiile județene ale Arhivelor Naționale se aplică, în mod corespunzător, și Direcției Municipiului București a Arhivelor Naționale.
Art. 37. - Anexele nr. 1-6 fac parte integrantă din prezenta lege.
Art. 38. - Decretul nr.472/1971 privind Fondul Arhivistic Național al Republicii Socialiste România, cu modificările ulterioare, precum și orice alte dispoziții contrare prevederilor prezentei legi se abrogă.
Această lege a fost adoptată de Senat în ședința din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (1) din Constituția României.
PREȘEDINTELE SENATULUI prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN
Această lege a fost adoptată de Camera Deputaților în ședința din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin. (1) din Constituția României.
PREȘEDINTELE CAMEREI DEPUTAȚILOR
ADRIAN NĂSTASE
București, 2 aprilie 1996.
Nr. 16.
ANEXA 1
Aprob Presedintele Consiliului de administratie (director) Se confirma Directorul general al Arhivelor Nationale (Directorul Directiei Judetene ........... a Arhivelor Nationale) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NATIONAL aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. ............ din .................... ------------------------------------------------------------------------------ Denumirea dosarului (continutul pe scurt Termenul de Obser Directia Serviciile al problemelor la pastrare vatii care se refera) ------------------------------------------------------------------------------ Directia A. Serviciul 1. ................ Permanent secretariat secretariat 2. ................ 10 ani si administra- 3. ................ 5 ani tiva B. Serviciul 1. ................ Permanent administrativ 2. ................ 10 ani 3. ................ 5 ani ------------------------------------------------------------------------------ |
ANEXA 2
.............................. INVENTARUL PE ANUL ...... (denumirea creatorului) pentru documentele care se pastreaza .............................. permanent sau temporar (denumirea compartimentului) ------------------------------------------------------------------------------ Nr. Indicativul dosarului Continutul pe scurt Datele Numarul Obser crt. dupa nomenclator al dosarului, externe filelor vatii registrului etc. ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ Prezentul inventar format din ........... file contine ............ dosare, registre, condici, cartoteci etc. Numerele ............... au fost lasate la ...................., nefiind incheiate. La preluare au lipsit dosarele de la nr. ............... Astazi .................... s-au preluat ........... dosare. Am predat, Am primit, Format A4 |
ANEXA 3
Institutia ...................... (regie autonoma, societate comerciala) PROCES-VERBAL de predare-primire a documentelor Astazi, .........., subsemnatii .........................................., delegati ai compartimentului ........................., si ..................., arhivarul institutiei .........................., am procedat primul la predarea si al doilea la preluarea documentelor create in perioada ................ de catre serviciul mentionat, in cantitate de .......... dosare. Predarea-primirea s-a facut pe baza inventarelor anexate, cuprinzind ....... ...... pagini dactilografiate, conform dispozitiilor legale. Am predat, Am primit, |
ANEXA 4
REGISTRU DE EVIDENTA a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice ------------------------------------------------------------------------------ Numarul de dosare Iesiri din Nr. Preluari Denumirea Datele extreme -------------------- arhiva crt. Data comparti- ale documen- Dupa Primite mentului telor inventar efectiv ------------------------------------------------------------------------------ 1 2 3 4 5 6 7 ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------ |
ANEXA 5
.......................... (denumirea creatorului) .......................... .......................... (sediul) PROCES-VERBAL Nr. ............ Comisia de selectionare, numita prin Ordinul nr. ...... din ........., selectionind in sedintele din ........ documentele din anii*) .................. avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirindu-le termenele de pastrare prevazute in nomenclatorul unitatii. Presedinte, Membri, Secretar, .................... .................... .................... (numele si prenumele) (numele si prenumele) (numele si prenumele) Semnatura Semnatura Semnatura ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... ..................... -------------- *) Anii extremi. Format A5 |
ANEXA 6
LISTA
termenelor dupa care pot fi date in cercetare documentele privind interesele nationale, drepturile si libertatile cetatenilor
Declinare de raspundere: Informațiile publicate în aceasta rubrică, precum și textele actelor normative nu au caracter oficial.