Camera Deputaţilor derulează timp de 38 luni, în perioada septembrie 2019 - noiembrie 2022, proiectul “Creşterea capacităţii administrative a Camerei Deputaţilor pentru furnizarea de servicii de calitate" cofinanţat din Fondul Social European (FSE), prin Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014 – 2020 - cod SIPOCA 714/cod MySMIS 130074. Valoarea totală a proiectului este de 14.599.974,32 lei, din care finanţarea nerambursabilă asigurată de Uniunea Europeană este de maximum 12.261.622,40 lei.

Obiectivul general al proiectului consta în creşterea capacităţii administrative a structurii organizatorice a serviciilor Camerei Deputaţilor prin măsuri de simplificare a furnizării serviciilor către beneficiari, susţinute prin implementarea unor soluţii informatice inovative.

Prin activităţile desfăşurate în cadrul proiectului, se urmăreşte atingerea următoarelor rezultate:

• Optimizarea şi simplificarea proceselor operaţionale din cadrul Camerei Deputaţilor în scopul reducerii poverii administrative pentru cetăţeni şi mediul de afaceri prin intermediul unei platforme integrate care să digitalizeze fluxurile de lucru din cadrul instituţiei;
• Îmbunătăţirea abilităţilor şi cunoştinţelor personalului Camerei Deputaţilor pentru înţelegerea abordării pe procese şi implementarea măsurilor de simplificare implementate prin proiect, precum şi pentru utilizarea sistemelor informatice dezvoltate de proiect.

Grupul ţintă include un număr reprezentativ de angajaţi din serviciile Camerei Deputaţilor. Se urmăreşte formarea şi instruirea acestora, precum şi evaluarea şi certificarea competenţelor nou dobândite prin activităţile proiectului.

Modalităţi de optimizare a activităţilor prin activităţi de back-office:

• Posibilitatea constituirii dosarelor electronice (inclusiv retro-digitalizarea în cazul în care sunt depuse în format letric la registratura instituţiei) şi actualizarea acestora prin schimbul de informaţii electronice prin portal, înregistrarea automată în registratura electronică, stocare în dosarul electronic şi notificarea personalului cu privire la primirea unui nou document
• Digitizarea fluxurilor interne ale instituţiei aferente proceselor de asigurare a serviciilor prin intermediul platformei integrate şi asigurarea lucrului colaborativ pe documentele aferente proceselor, eliminându-se astfel posibilitatea pierderii, dublării şi inconsecvenţei datelor şi informaţiilor deţinute în cadrul instituţiei
• Instituirea unui mecanism electronic de schimb al informaţiilor între instituţie şi cetăţeni/ mediul de afaceri/ alte instituţii, prin intermediul portalului, eliminându-se astfel necesitatea vehiculării documentelor în format letric
• Găsirea imediată a documentelor în arhiva electronică şi implicit scurtarea timpului de răspuns la solicitările beneficiarilor
• Reducerea birocraţiei şi simplificarea procedurilor, precum şi introducerea de soluţii informatice moderne sunt de natură să eficientizeze activitatea structurii de servicii a Camerei Deputaţilor (din perspectiva costurilor şi timpului de reacţie) şi să crească gradul de transparenţă şi eficienţă în prestarea serviciilor, contribuind totodată la creşterea gradului de satisfacţie al beneficiarilor şi la îmbunătăţirea imaginii publice.

Principalele avantaje ale digitalizării documentelor şi transmiterea acestora către beneficiarul informaţiei (instituţiei competente):

• Reducerea activităţilor manuale efectuare de actorii de proces (completare documente în format hârtie, transmitere fizică a documentului, recepţia documentului de către instituţie, introducere date din document în sistemul informatic al instituţiei, direcţionarea către o altă instituţie competentă)
• Simplificarea interacţiunii solicitanţilor cu instituţia şi creşterea eficienţa instituţiei în cazul creşterii fluxului de cereri.
• Actualizarea documentelor procesului se va realiza pe toată perioada de derulare a acestuia
• Documentele digitale vor permite stocarea datelor aferente solicitării
• Eliminarea costurilor administrative aferente transmiterii acestuia, inclusiv costuri de arhivare şi reducea consumul de timp pentru beneficiari şi instituţia publică.

Beneficiile pentru cetăţeni, ca urmare a măsurilor propuse prin proiect se încadrează în următoarele categorii:

• financiare: este eliminată necesitatea tipăririi cererii şi depunerii acesteia la registratura fizică a instituţiei din Bucureşti. Astfel sunt eliminate costurile deplasării cetăţenilor la registratura instituţiei sau cele de expediere prin curier/poştă
• timp: sunt eliminate duratele necesare pentru depunerea cererii (deplasare la registratura instituţiei, obţinerea accesului în instituţie), confirmarea primirii (în cazul transmiterii prin poştă/curier); primirea unei solicitări de completarea a dosarului; transmiterea de clarificări suplimentare asupra solicitării
• confort: posibilitatea transmiterii solicitării de oriunde şi oricând ( nu doar pe durata programului de lucru al instituţiei). Primirea imediată a confirmării de primire şi a numărului de înregistrare a cererii. Posibilitatea de a completa dosarul solicitării prin depunerea de noi documente în mod electronic. Primirea răspunsului în mod electronic imediat după emitere de către autoritate.

***

Soluţiile propuse în cadrul acestui proiect vor asigura creşterea eficienţei în tratarea solicitării cetăţenilor prin reducerea cu cel puţin 20 % a duratei pentru parcurgerea procedurilor administrative asociate petiţiilor, solicitărilor de acces la informaţiile de interes public conform Legii 544/2001 şi acreditarea organizaţiilor neguvernamentale la activităţile Camerei Deputaţilor.

Prin rezultatele obţinute în urma implementării proiectului, sunt create premisele multiplicării acestora la diferite niveluri (central/sectorial/ regional). Soluţiile implementate de Camera Deputaţilor vor fi evidenţiate drept bune practici pentru domeniul reducerii poverii administrative, fiind promovate, cu scopul preluării conceptuale şi multiplicării la nivelul altor instituţii publice, inclusiv în relaţiile instituţionale ale solicitantului cu alte entităţi din administraţia publică.

Valorile care stau la baza dezvoltării unei administraţii sunt transparenţa, profesionalismul, predictibilitatea şi adecvarea la nevoi/ receptivitate, toate subsumate interesului public. Camera Deputaţilor urmăreşte eficientizarea proceselor derulate în îndeplinirea funcţiilor sale, printr-o abordare integrată, propunându-şi să furnizeze servicii publice de cea mai înaltă calitate cetăţenilor şi mediului de afaceri, printr-un suport de tehnologia informaţiei şi a comunicaţiilor, devenind astfel un punct de referinţă la nivel naţional şi fiind aliniat la standardele europene în domeniul serviciilor publice.

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin
Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014-2020!