Camera Deputaţilor a derulat proiectul “Creşterea capacităţii administrative a Camerei Deputaţilor pentru furnizarea de servicii de calitate", cofinanţat din Fondul Social European (FSE), prin Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014 – 2020 - cod SIPOCA 714/cod MySMIS 130074, pe o perioadă de 38 luni (septembrie 2019 - noiembrie 2022 (perioadă care a inclus şi un an de pandemie).

Valoarea totală a proiectului a fost de 13.229.262,01 lei, din care finanţarea nerambursabilă asigurată de Uniunea Europeană a fost 11.110.441,44 lei, iar cofinanţarea beneficiarului, adică a Camerei Deputaţilor, de 2.118.820,57 lei.

În urma finalizării acestui proiect, se asigură accesul online, deci în regim de permanenţă şi indiferent de dispozitivul folosit (laptop, PC, smartphone, tabletă), la nu mai puţin de 8 servicii publice oferite cetăţenilor de Camera Deputaţilor, şi anume:

1. Depunerea de petiţii,
2. Transmiterea de solicitări de acces la informaţii de interes public, conform Legii nr. 544/2001,
3. Acreditarea organizaţiilor neguvernamentale,
4. Acreditarea jurnaliştilor,
5. Solicitarea de copii ale documentelor din arhivă,
6. Solicitarea de acces al cetăţenilor la şedinţele publice ale Camerei Deputaţilor,
7. Consultarea publică pentru iniţiative legislative,
8. Internship la Camera Deputaţilor.

Practic, din momentul implementării proiectului, orice cetăţean are acces la oricare dintre aceste servicii publice fără a mai fi nevoit să se prezinte fizic la sediul Camerei Deputaţilor sau să le trimită prin curier sau poştă, în condiţiile unui program prestabilit al funcţionarilor publici. Proiectul include şi o componentă referitoare la egalitatea de şanse, care presupune un nivel egal de vizibilitate, afirmare şi participante pentru ambele sexe în toate sferele vieţii publice şi private, urmărind afirmarea participării depline a femeilor şi bărbaţilor în societate.

Ca urmare, orice cetăţean interesat de aceste servicii publice le poate utiliza din faţa calculatorului personal sau de pe telefon, în confortul casei sau al biroului, în orice moment - ziua sau noaptea, proiectul asigurând astfel accesibilitatea tuturor cetăţenilor la serviciile publice oferite de Camera Deputaţilor.

Prin finalizarea acestui proiect am crescut capacitatea administrativă a serviciilor Camerei Deputaţilor prin implementarea unor soluţii informatice moderne, inovative, de natură să simplifice şi eficientizeze activitatea din perspectiva costurilor şi timpului de reacţie.

De asemenea, am îmbunătăţit abilităţile şi cunoştinţele personalului Camerei Deputaţilor pentru înţelegerea abordării proceselor din fluxurile de lucru digitalizate şi pentru utilizarea sistemelor informatice dezvoltate prin proiect şi am implementat măsurile de simplificare.

Angajaţii din serviciile Camerei Deputaţilor implicate în proiect (peste 100 de persoane) au fost formaţi, instruiţi şi evaluaţi, competenţele nou dobândite fiind, totodată, certificate.

Proiectul a implicat structurile administrative ale Camerei Deputaţilor care relaţionează în mod direct cu cetăţenii şi cu ceilalţi beneficiari ai serviciilor publice oferite de noi, şi anume:

1. Departamentul Secretariat Tehnic,
2. Directia Comunicare şi Relaţii Publice,
3. Directia Generală Resurse Umane şi Salarizare şi, bineînţeles,
4. Directia Informatică şi Telecomunicaţii.

Care sunt beneficiile imediate, importante, aduse de acest proiect?

În primul rând, este vorba de creşterea gradului de transparenţă şi eficienţă în prestarea serviciilor publice, de creşterea gradului de satisfacţie al beneficiarilor acestor servicii – respectiv cetăţeni, organizaţii neguvernamentale, mediu de afaceri, alte instituţii publice - şi, implicit, de îmbunătăţirea imaginii publice a Camerei Deputaţilor şi, prin aceasta, a Parlamentului.

Instituţia vine în sprijinul solicitărilor cetăţenilor, se raliază noilor tehnologii, pe care le foloseşte în avantajul tuturor – pentru că este uşurată şi munca funcţionarilor publici – şi, nu în ultimul rând, reduce birocraţia.

Beneficiile pentru cetăţeni, organizaţii neguvernamentale, mediu de afaceri, alte instituţii, ca urmare a măsurilor propuse prin proiect, sunt multiple. Astfel, din punct de vedere financiar, dat fiind faptul că este eliminată necesitatea tipăririi cererii şi depunerii acesteia la Registratura fizică a Camerei Deputaţilor din Bucureşti, sunt eliminate şi costurile deplasării cetăţenilor la Registratura instituţiei sau cele de expediere prin curier/poştă.

În ceea ce priveşte considerentele referitoare la economia de timp, este eliminată durata necesară pentru depunerea cererii (deplasare la Registratura instituţiei, obţinerea accesului în instituţie), confirmarea primirii (în cazul transmiterii prin poştă/curier), primirea unei solicitări de completarea a dosarului, transmiterea de clarificări suplimentare asupra solicitării.

De asemenea, prin acest proiect am introdus posibilitatea transmiterii solicitării de oriunde şi oricând (nu doar pe durata programului de lucru al instituţiei), primirea imediată a confirmării de primire şi a numărului de înregistrare a cererii, posibilitatea de a completa dosarul solicitării prin depunerea de noi documente în mod electronic, primirea răspunsului în mod electronic imediat după emiterea de către autoritate.

Este important să subliniem faptul că soluţiile propuse în cadrul acestui proiect vor asigura creşterea eficienţei în tratarea solicitării cetăţenilor prin reducerea cu cel puţin 20% a duratei pentru parcurgerea procedurilor administrative aferente serviciilor publice furnizate cetăţenilor, prin digitalizarea fluxurilor de lucru din cadrul instituţiei.

Prin implementarea acestui proiect, Camera Deputaţilor a urmărit:

• Să asigure o alternativă modernă la modul clasic de livrare a serviciilor gestionate de Camera Deputaţilor, prin preluarea documentelor şi a datelor în format electronic de la beneficiari, urmărind creşterea gamei de servicii oferite în sistem electronic, disponibilitatea extinsă a serviciilor electronice către beneficiari şi creşterea eficienţei în tratarea solicitărilor.
• Să utilizeze inteligent informaţiile disponibile prin aplicarea principiului înregistrării "o singură dată" a datelor, cu respectarea cerinţelor de protecţie a vieţii private, şi să generalizeze emiterea documentelor în format electronic.
• Să economisească resursele utilizatorilor pentru accesarea serviciilor (financiare, timp, informaţionale, confort).
• Să degreveze instituţia de resursele implicate in interacţiunea cu cetăţenii (resurse de timp, informaţionale, materiale, financiare, corespondenţă).
• Să ofere acces facil şi imediat la servicii publice care să fie disponibile non-stop şi utilizabile de acasă, de la serviciu, sau din orice altă locaţie, independent de tipul de dispozitiv folosit - PC/laptop sau dispozitive mobile (telefoane, tablete).
• Să reducă unele costurile administrative.
• Este important de subliniat faptul că, prin rezultatele obţinute în urma implementării proiectului, sunt create premisele multiplicării acestora la diferite niveluri administrative (central/sectorial/ regional şi este asigurată egalitatea de şanse, aşa cum este definită de legislaţia naţională).
• Soluţiile implementate de Camera Deputaţilor pot fi evidenţiate drept bune practici pentru domeniul reducerii poverii administrative, fiind promovate cu scopul preluării conceptuale şi multiplicării la nivelul altor instituţii publice, inclusiv în relaţiile instituţionale ale solicitantului cu alte entităţi din administraţia publică.
• Principalele valori care stau la baza dezvoltării unei administraţii sunt transparenţa, profesionalismul, predictibilitatea - toate subsumate interesului public.
• Camera Deputaţilor urmăreşte eficientizarea proceselor derulate în îndeplinirea funcţiilor sale, printr-o abordare integrată, propunându-şi să furnizeze servicii publice de înaltă calitate cetăţenilor şi mediului de afaceri, printr-un suport de tehnologia informaţiei şi a comunicaţiilor, devenind astfel un punct de referinţă la nivel naţional, aliniat la standardele europene în domeniul serviciilor publice.
• Din punct de vedere tehnic, proiectul instituie posibilitatea constituirii dosarelor electronice (inclusiv retro-digitalizarea în cazul în care sunt depuse în format letric la Registratura instituţiei) şi actualizarea acestora prin schimbul de informaţii electronice prin portal, înregistrarea automată în registratura electronică, stocarea în dosarul electronic şi notificarea personalului cu privire la primirea unui nou document.
• Au fost digitizate principalele fluxuri interne de lucru ale instituţiei aferente proceselor de asigurare a serviciilor prin intermediul Platformei integrate ELO şi s-a eliminat posibilitatea pierderii, dublării şi inconsecvenţei datelor şi informaţiilor deţinute în cadrul instituţiei.
• Prin acest proiect a fost implementat un mecanism electronic de schimb al informaţiilor între instituţie şi cetăţeni/ mediul de afaceri/ alte instituţii publice, prin intermediul Portalului, eliminându-se astfel necesitatea vehiculării documentelor în format letric.
• Platforma digitală nou-creată oferă posibilitatea de a găsi imediat documentele în arhiva electronică şi, implicit, conduce la scurtarea timpului de răspuns la solicitările beneficiarilor.
• Implementarea Platformei online echivalează cu reducerea activităţilor manuale efectuare de actorii de proces (completare documente în format hârtie, transmitere fizică a documentului, recepţia documentului de către instituţie, introducere datelor din document în sistemul informatic al instituţiei ori direcţionarea către o altă instituţie competentă).
• Totodată, proiectul rezidă şi în simplificarea interacţiunii solicitanţilor cu instituţia, creşterea eficienţei instituţiei în cazul creşterii fluxului de cereri, actualizarea documentelor procesului pe toată perioada de derulare a acestuia, stocarea datelor aferente solicitării, eliminarea costurilor administrative aferente transmiterii acestuia, inclusiv costuri de arhivare, şi reducerea consumului de timp pentru beneficiari şi instituţia publică.
• Platforma Integrată de Servicii Electronice va permite semnarea electronică a documentelor cu valoare legală de personalul Camerei Deputaţilor prin intermediul certificatelor digitale calificate emise de un furnizor de servicii de încredere calificat.
• Semnarea electronică a documentelor cu certificate digitale calificate se va realiza de către personalul Camerei Deputaţilor atât de pe staţiile de lucru din reţeaua locală (Intranet) cât şi din afara reţelei locale de pe calculatoare sau dispozitive mobile (telefoanele inteligente sau tablete).
• În cadrul programului au fost instruiţi 100 de utilizatori şi 5 administratori de sistem, angajaţi ai Camerei Deputaţilor, pentru utilizarea şi administrarea Platformei informatice integrate ELO.La finalul cursurilor, participanţii au fost evaluaţi pe baza unor probe practice, care au atestat competenţele dobândite. Peste 900 de angajaţi ai Camerei Deputaţilor vor utiliza platforma ELO.
• Platforma informatică integrată ELO digitalizează mai multe fluxuri de lucru din cadrul instituţiei şi permite gestionarea şi transferul documentelor între compartimente în format electronic. Fluxurile de lucru vor fi adaptate cerinţelor specifice ale fiecărei structuri pe măsură ce acestea vor fi identificate.
• Soluţia informatică pusă la dispoziţie de dezvoltatori, în colaborare cu reprezentanţii Camerei Deputaţilor, permite constituirea unei arhive electronice de documente, evidenţa personalului şi a resurselor umane, prin intermediul unei analize avansate a datelor, precum şi utilizarea unui IT Shop din care vor putea fi descărcate, gratuit, mai multe aplicaţii necesare pentru desfăşurarea activităţilor zilnice.

Camera Deputaţilor beneficiază, astfel, de unul dintre cele mai cunoscute produse electronice de gestionare şi arhivare a documentelor. Cu ajutorul acestuia, angajaţii vor putea identifica uşor documentele, datele şi informaţiile de orice tip şi le vor putea lega de fluxurile de lucru, vor discuta prin intermediul platformelor de colaborare şi vor folosi o serie de instrumente performante pentru gestionarea complexă şi inteligentă a informaţiilor utilizate.

Vezi Proiect “Creşterea capacităţii administrative a Camerei Deputaţilor pentru furnizarea de servicii de calitate” (format pptx)

Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin
Programul Operaţional Capacitate Administrativă 2014-2020!